他们是高楼幕后的“施工员”
发稿时间:2020-11-20 阅读: 来源:北方区域 【 字体:

他们称为“行政”、“文员”。

他们不在万丈起高楼的台前,但他们是幕后的“施工员”。

他们不看施工图纸,但清楚每间办公室的情况,关心每位员工的状态。他们不与业主、分包结算,但项目每一份变更,每一份工地指示,每一份信函都离不开他们的身影。

他们不管现场物资,但固定资产盘购调废同样专业。

他们不管施工电梯,但食堂的食品安全重于泰山。

他们不直接创造产值,但总购置计划、行政类开办费方案、行政地盘费预算编制与执行,协调区域内固定资产调入等工作真真切切节省了成本,提高了目标利润率。

建设事业部建筑北方分公司几乎每个项目都有一位“大管家”,他们是支援项目的“大后方”,今天让我们认识其中的几位,听听他们作为行政人的故事。

行政开办费方案要本着“降本”的宗旨

沈阳皇姑项目的张婷婷做人事行政工作已7年有余,她认为人事行政工作需要具备严谨、认真、细心的良好素质,项目上属于一线办公,是公司各类管理痕迹的源头,这几点尤为重要。

沈阳皇姑万象汇项目成立初期,项目行政部要向公司上报本项目总购置计划,对于各项费用的填写要考虑项目的实际成本。该项目是商业项目,管理人员26-27人,婷婷本着“降本”的原则,无论办公室的装饰还是办公用品的购买,都最大限度地利用原项目的办公物资,在编制行政开办费用方案时节省一大半开支。

平日工作中,无论是入职员工资料填写还是银行卡账户核对工作,婷婷都反复检查才提交:“这些如果出现错误会影响工资发放”。费用报销时,婷婷更加注重金额的计算、税款的扣减,档案资料填写是否与设计图纸一致等等,都是人事行政工作素质的体现。

项目行政工作需要沟通和应变能力

2017年9月,沈阳站西广场项目前期办理备案手续及劳务工人保证金事宜。该项目是急难险重的项目,工期紧任务重,办理施工许可证时间异常紧张。为了不影响工程进度,万晓雨主动与辽宁省建设厅沟通,办理劳务工人入辽备案手续,同时与沈阳市铁西区人社局及指定银行对接办理缴纳劳务工人工资手续事宜。该项工作顺利完成,为项目的开展奠定基础。晓雨认为,这项工作锻炼了自己的沟通和应变能力,个人的工作专业度有了很大提升。

要更多地为员工着想

北京生命产业园项目的陈楠楠认为,行政管理工作既要有原则性又要人性化服务。陈楠楠对接区域人事行政部,员工的入离、转调、晋升、评优都离不开行政文员与项目经理沟通,对员工解释政策更要具有一定的专业性。

楠楠到项目后组织的第一个团建活动令她印象深刻。当时项目刚开工,员工来自五湖四海,彼此之间不熟悉。为了加强各部门的交流与沟通,楠楠牵头组织项目员工进行“同心鼓”破冰活动。在活动中,需要成员之间的互相协作才能完成任务。大家从最开始的腼腆、紧张到后来的放松、凝聚,效果极佳,反馈良好,这也给予了陈楠楠工作上更多的信心。

项目章要按照严格的用章流程来用

一直在青岛kpl职业联赛竞猜中心项目的“老行政”初硕谈起项目用章管理时说到,项目章要按照严格的用章流程来用,即行政部登记用章台账——项目经理签字——行政部核对登记内容与用印文件是否一致——盖章。

初硕说,虽然项目章与分公司公章不具备同等效力,但基于项目章用于现场及合约资料确认、工程费用资料及合约资料上报、加盖授权委托证明与工作信函往来等环节,因此项目章的使用应该参照公司公章的用印流程。

项目章虽然不涉及工程商务内容,但是在履行项目工程施工合同项下的权利与义务时,项目章在某种程度上代表了公司,且行政部作为项目章用印过程中最后一个环节,应当承担起项目章规范使用的责任。

项目行政工作是有专业性

收发文管理,是众多行政工作中较简单但又枯燥的一项工作,它需要工作技巧,更需要细心和及时。种类繁多的文件分门别类进行整理归档,以便后期查阅。许多项目文件具有较高时效性,需要在尽可能短的时间转发至责任单位或传阅人,以便工作正常推进。

由于工程文件的特殊性,总包工地指示、变更指令单反映着现场工作面的开展;进度、质量奖励罚款单记录着整个工程的时间节点与质量要求;工作信函、会议纪要体现了管理人员为推进工作所进行的沟通协调和达成的最终决策……所有这一切都需要项目行政人员认真仔细保存好每一份记录。

关于项目收发文管理,青岛崂山万象汇的肖艳艳谈到,上到甲方,下到分包,行政工作承上启下,每一份变更,每一份总包工地指示,都是行政人员负责。“我们还负责和甲方、分包进行沟通,非常体现行政文员的沟通的专业能力。项目行政不是跑腿的,是有一定专业性的。” 

作为行政人员的他们,默默无闻地奉献着自己的青春与汗水,项目军功章上应该有他们的一半,感谢他们的付出!